ExcelとWordの差し込み印刷でPTAとか町内会会計を効率化してみた

手間と時間がかかるPTA・町内会決算処理

PTAとか町内会関係では会計上システムを導入する余裕なんかあるわけないので、
会計はワード(WORD)とエクセル(EXCEL)で行っているところもあるかと思います。
しかし、その使い方があまりにも機能を発揮していない(できていない)ので、ちょっと気になりました。
年度末の時に妻の両親が会計をしていて紙文書を電卓で決算して四苦八苦していたので私も手伝ってみました(一応独学簿記3級あり)。
しかし、会計処理方法を聞いてみると、
ワード(WORD)とエクセル(EXCEL)の差し込み印刷で入力の手間は同じに、
差し込み印刷にすることで、決算は簡単にできるのではないかなと思ったのです。

実はあんまり知られていない差し込み印刷

職場で事務専門の上司に聞いてみると、「差し込み印刷」って知らない50~60代が多くて困るんだという。
そんな方がたが今から町内会・自治会等の団体の会計を担っていくと思うと大変だなと感じていたら、後輩の子たちも話題に入ってきました。
実は今の20代くらいの子たちもスマホメインだから、
事務職でもないとパソコン(オフィス)をあまりいじる機会が少ないのだそうで。
そもそも差し込み印刷ってなんですかと。
これはもったいない。パソコン黎明期とともにあった青春の力を発揮するときかと。

差し込み印刷をフル活用する。

差し込み印刷を簡潔に言うとワード(WORD)でテンプレート(様式)を作ってしまって、

一部分の文言・文書を変更しながら印刷することができるというものです。
文書の変更箇所についてはワード(WORD)上でリストを作ることもできますが、
別のリストを参照することができます。
その別リストを作るソフトにエクセル(EXCEL)と使うことができるのです。


このエクセル(EXCEL)はデータとして残るので、
年度末に決算するときにsum関数とか、
データ抽出とかすると3時間かかる決算が30分くらいでできるわけです。
もともとの差し込み印刷の使い方ではないかもしれませんが、こんな使い方もできますよと。活用してほしいなぁ。

オフィスの持続可能性

事務のやり方を変えるときに大事なのは、「持続可能性」だと思っています。
オフィスという言葉を聞いたことがなくても現代を生きている人なら、
エクセル(EXCEL)とワード(WORD)という言葉は聞いたことがあるでしょう。
それだけ一般に浸透してきているということです。
あまり作りこんでしまうと会計が変わったときに苦労を掛けてしまうので、
できるだけシンプルに作るのがずっと使ってもらえるこるですかね。
オフィス(いろいろなソフトをまとめたパッケージ)の中にはエクセル(EXCEL)(EXCEL)とワード(WORD)の他にもアクセスなんかが入ってきますが、
正直普通に生きていくためのコストパフォーマンスを考えるのであればエクセル(EXCEL)とワード(WORD)ができるだけで十分です。
エクセル(EXCEL)というのは商標で一般名称は表計算ソフト、ワード(WORD)は文書作成ソフトです。現時点ではほぼ商標=一般名称になってますしね。
アクセスとかは仕事や趣味の領域で良いかと。
総プログラミング社会というのも来るかもしれませんが、
それもあと数十年後、令和の子どもたちが大人になったころにちょっとだけ進む感じだと思います。

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